Milcoan henkilötietojen käsittelijän seloste tiedoksi asiakkuuteen tai muuhun liiketoiminnan kannalta asialliseen yhteydenpitoon perustuvaa henkilötietojen käsittelyä varten. Päivitetty 20.6.2018


1. REKISTERINPITÄJÄ

Milcoa Oy (jäljempänä ”Milcoa”)
Y-tunnus: 2442500-3
Metallitie 6, 26100 Rauma
Rekisterin omistaja: Erkki Huttela
Puhelin: +358 50 387 2146

Sähköposti: erkki.huttela(at)milcoa.fi

2. REKISTERIN KÄSITTELIJÄ

Kristian Koski
Puhelin: +358 45 185 1485
Sähköposti: kristian.koski(at)milcoa.fi

3. MILCOAN YHTEYSTIETOREKISTERIT

Milcoa Oy hallinnoi kahta yhteystietorekisteriä. Ensisijainen rekisteri on Milcoan asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuva Milcoan asiakasrekisteri, joka sijaitsee yrityksen laskutusohjelmatietokannassa (Visma Passeli). Toinen on samoin perustein ylläpidetty, markkinoinnissa käytetty Milcoan markkinointirekisteri, johon liitetään yhteyshenkilön suostumuksella Milcoan asiakasrekisteritietoja.

Markkinointirekisterin tiedot ovat luvanvaraisia GDPR:n tarkoittamassa merkityksessä poislukien vanhat asiakkuudet, joissa suostumus markkinointiin on ilmaistu suullisesti myynti- tai markkinointitapahtuman yhteydessä e-Privacy -direktiivin artikla 13:n mukaan (ei-luvanvaraiset viestintäsuhteet), joissa sähköiset yhteystiedot sähköpostia varten on saatu tuotteen tai palvelun myynnin yhteydessä. Asiakas voi poistaa tietonsa rekisteristä ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai perua suostumuksensa markkinointiviestien vastaanottamiseen käyttämällä sähköisesti saamansa lomakkeen listaltapoistumistoimintoa.

Rekisteröidyn henkilön yhteys rekisterinpitäjään perustuu olemassa olevaan tai potenti-aaliseen asiakkuuteen tai laajasti tuotevalmistajan toimialalla (kuljetus, tekniikka ja liikenne) tarvittavaan sidosryhmien väliseen yhteydenpitoon. Asiakasrekisteriin kirjataan vain tilauksen tehneitä yrityksiä ja yhteyshenkilöitä, markkinointirekisteriin voidaan lisätä myös potentiaalisia asiakasyrityksiä yhteyshenkilön suostumuksella. Henkilöitä koskevat tiedot eivät ole arkaluonteisia, vaan perustuvat kuljetusalan tuoteryhmäkiinnostuksiin.

4. HENKILÖTIETOJEN KÄYTTÖTARKOITUS

Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoitamiseen ja analysointiin, palveluiden tuottamiseen ja personointiin, liiketoiminnan kehittämiseen ja suunnittelemiseen sekä markkinointiin, etämyyntiin ja asiakasviestintään, joita voidaan toteuttaa myös sähköisesti ja kohdennettuna.

Milcoa voi käyttää käyttäjän päätelaitteen sijaintitietoja markkinoinnin kohdentamiseen tarjotakseen käyttäjän sijaintiin perustuvia palveluita tai mahdollistaakseen käyttäjän toimintaa koskevan sisäisen analyysin, mikäli sijaintia koskevat tiedot ovat anonyymeja. Käyttäjä voi peruuttaa suostumuksensa poistamalla oman selaimensa evästehistorian.

Henkilötietojen käsittelyn edellytys: henkilötietolain 8 § 1 momentin 1, 2, 5, 6 ja 7 kohdat.

5. TIETOSISÄLLÖT

Milcoan asiakastiedot päivitetään kulloinkin käytössä olevaan tilaus- ja laskunhallintaohjelmistoon (vuonna 2018 Visma Passeli). Asiakasrekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja:

  • etu- ja sukunimi
  • työsuhteeseen perustuvat yhteystiedot (yrityksen postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
  • asiakkuuden ja/tai asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta sekä -tapa
  • suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
  • sähköisten palveluiden ja sisältöjen hyödyntämistä koskevat tiedot (esim. uutiskirjeiden tilaaminen), rekisteröidyn selaimen rekisterinpitäjän palvelimelle lähettämät tekniset tiedot (esim.
  • IP-osoite, selain, selainversio, sivu, jolta rekisteröity on siirtynyt sivuillemme) sekä rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet ja niihin liittyvät tiedot
  • markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen (esim. markkinointiarpajaisiin ja –kilpailuihin sekä tapahtumiin osallistuminen)
  • asiakkuuden ja muun asiallisen yhteyden hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot (esim. maksullisten tuotteiden ja palveluiden osto- ja peruutustiedot, maksuttomien tuotteiden ja palveluiden tilaustiedot, toimitustiedot, palautteet, reklamaatiot sekä asiakaspalvelutapahtumien taltioinnit, kuten puhelut, sähköpostit, chat- sekä tekstiviestit)
  • kieli
  • verkkokäyttäytymistä Milcoan verkkosivustoilla ja -palveluissa koskevat tiedot
  • Palvelun käytöstä tai muista asiakkaan itse antamista tiedoista analytiikan avulla pääteltyjä tietoja, esim. kiinnostuksen kohteet tai kuuluminen tietynlaisten käyttäjien ryhmään.
  • asiakasnumero
  • laskutus- ja perintätiedot
  • edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot

Markkinointirekisterin tietoja ylläpidetään Mailchimp-verkkopalvelussa. Rekisteri perustuu yritystietoihin ja siihen kirjataan seuraavat markkinointiin tai asiakkuuteen liittyviä tietoja:

  • yrityksen nimi ja verkkoviestinnän kieli
  • yhteyshenkilön työsuhteeseen perustuvat yhteystiedot (yrityksen postiosoite, puhelinnumero, yleinen tai yhteyshenkilön sähköpostiosoite)
  • asiakkuuden ja/tai asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta ja tapa
  • suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
  • sähköisten palveluiden ja sisältöjen hyödyntämistä koskevat tiedot (esim. uutiskirjeiden tilaaminen), rekisteröidyn selaimen rekisterinpitäjän palvelimelle lähettämät tekniset tiedot (esim. IP-osoite, selainversio) sekä rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet
  • markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen (esim. markkinointiarpajaisiin ja –kilpailuihin sekä tapahtumiin osallistuminen)
  • Palvelun käytöstä tai asiakkaan itse antamista tiedoista analytiikan avulla pääteltyjä tietoja, esim. kiinnostuksen kohteet tai kuuluminen tietynlaisten käyttäjien ryhmään.
  • edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Milcoan asiakasrekisteriin merkitään tilauksen tehneitä yrityksiä ja yhteyshenkilöitä. Milcoan markkinointirekisteriin kirjataan sähköisen tai muulla tavoin kirjallisen suostumuksen antaneita yritysten yhteyshenkilöitä, joiden henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään myynti- tai markkinointitapahtuman yhteydessä tai henkilön liittyessä postituslistalle. Markkinointitapahtumia ovat esimerkiksi arvonnat ja kuljetusalan tapahtumat.

Henkilötietoja voidaan lisäksi kerätä ja päivittää lainsäädännön puitteissa henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

7. TIETOJEN LUOVUTTAMINEN JA SIIRTÄMINEN

Tietoja voidaan rekisterinpitäjän harkinnan perusteella luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa tuotteiden tai palvelujen jälleenmyyntiä varten, jollei rekisteröity ole kieltänyt tietojen luovuttamista. Tietojen luovuttaminen voi lähtökohtaisesti tapahtua vain käynnissä olevien myynti- ja tilausprosessien hallintaan, kuten tuote- ja toimitustietojen jakamiseen. Tietojen luovutus tapahtuu pääosin sähköisesti.

Tietoja voidaan luovuttaa myös toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.

Tietoja voidaan luovuttaa yritysjärjestelyiden yhteydessä ostajille, mikäli Milcoa myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa.
Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän valikoimille yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän lukuun, osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella. Tällöin tietojen käsittelijällä ei ole oikeutta käsitellä siirrettyjä tietoja omiin tarkoituksiinsa omissa henkilörekistereissään.

Milcoa voi siirtää asiakasrekisteritietoja yhteyshenkilön luvalla suoramarkkinointirekistereihinsä ilman yksilöiviä henkilötietoja. Tällöin tietoja ylläpidetään Mailchimp-palvelun palvelintietokan-noissa EU:n ulkopuolella. Yritys voi pyytää tietojensa poistoa ottamalla yhteyttä Milcoaan.

8. REKISTERIN SUOJAUS

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muin tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty. Tiedot voidaan tarvittaessa palauttaa rekisteriohjelmiston tarjoajan palvelimelta ja sitä voidaan täydentää puhelutietojen pohjalta.

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä käyttöoikeudella.

9. TARKASTUS-, KIELTO- JA KORJAUSOIKEUS

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Rekisteröidyn pyynnöstä teemme henkilötietoihin tarpeelliset oikaisut ja täydennykset tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot. Tietojen tarkastus ja päivitys tapahtuu ottamalla yhteys rekisterin käsittelijään.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten ottamalla yhteyttä rekisterin käsittelijään.

10. TIETOJEN SÄILYTYSAIKA JA POISTO

Tietoja säilytetään asiakassuhteen ylläpitoon tarpeelliseksi katsottavan ajan. Rekisterin tiedot eivät ole arkaluonteisia, vaan perustuvat yritysten väliseen yhteydenpitoon ja tiedotukseen. Rekisterin käsittelijä poistaa sähköiset ja kirjalliset tiedot rekisteröidyn pyynnöstä tai tietojen käydessä liiketoiminnan tai markkinoinnin kannalta tarpeettomiksi.

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN

Milcoa kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Milcoa suosittelee rekisteröityjä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.